Préambule
Créations Jade recueille des renseignements personnels quand vous demandez une soumission, quand vous nous écrivez et quand vous postulez chez nous. Cette page explique lesquels, pourquoi, pendant combien de temps, et comment reprendre la main dessus.
Qui est responsable
La Loi 25 oblige toute entreprise québécoise à désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels, et à publier son nom et ses coordonnées.
Nom, titre et coordonnées de la personne responsable
Par défaut, la loi désigne la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise. Jade peut déléguer ce rôle par écrit à quelqu'un d'autre.
Ce qu'on recueille
Uniquement ce que vous nous donnez vous-même, par l'un des trois formulaires du site. On ne vous demande jamais de numéro d'assurance sociale, de date de naissance ni de renseignement bancaire.
Demande de soumission
- Votre nom d'entreprise et votre courriel
- Le produit, la quantité et la date souhaitée
Formulaire de contact
- Votre prénom et votre courriel
- Le sujet et le contenu de votre message
Candidature
- Votre nom, votre prénom et votre courriel
- Le poste convoité
- Votre curriculum vitæ, et donc tout ce que vous avez choisi d'y mettre
Pourquoi on le recueille
- Pour vous répondre avec une soumission, un prix et un délai
- Pour répondre à votre question
- Pour étudier votre candidature
On ne vend ni ne loue vos renseignements à qui que ce soit.
Infolettre et sollicitation
Est-ce que Jade utilise les courriels recueillis pour envoyer des nouvelles, des promotions ou une infolettre ? Si oui, il faut un consentement distinct et une façon de se désabonner, et ça doit être écrit ici.
À qui on le communique
La liste des fournisseurs qui voient ces renseignements
Il faut nommer chacun, dire ce qu'il fait et dire où ses serveurs se trouvent :
- L'hébergeur du site
- Le service de courriel de l'entreprise
- Le CRM qui reçoit les demandes de soumission
- La plateforme du catalogue en ligne (promobullit.com)
- Tout outil de mesure d'audience
Si l'un d'eux conserve les données hors du Québec, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant la communication, et il faut le dire ici.
Combien de temps on le garde
La loi demande de détruire un renseignement personnel une fois la raison de sa collecte épuisée. Il faut donc un délai précis par catégorie, pas une formule vague.
Les délais de conservation
- Demandes de soumission qui n'ont pas donné de commande
- Dossiers clients et historique de commandes
- Messages reçus par le formulaire de contact
- Curriculum vitæ reçus pour un poste affiché
- Candidatures spontanées
Témoins et mesure d'audience
Les polices de caractères du site sont hébergées sur nos propres serveurs. La page ne fait aucune requête vers un service externe : rien de ce que vous faites ici n'est transmis à un tiers tant que vous ne remplissez pas un formulaire.
Les témoins et les outils de mesure
Est-ce que le site utilisera Google Analytics, le pixel Meta, un outil de clavardage ou un gestionnaire de balises ? Chacun doit être nommé ici, avec sa finalité et sa durée de vie. Si oui, il faut aussi une bannière de consentement qui permet de refuser aussi facilement que d'accepter.
Les polices sont déjà hébergées chez nous depuis le 6 octobre : il n'y a plus aucune requête vers un tiers au chargement de la page.
Comment c'est protégé
Les mesures de sécurité réellement en place
À décrire sans exagérer : accès limité aux personnes qui en ont besoin, mots de passe, chiffrement du site en HTTPS, sauvegardes. N'écrire que ce qui est vrai : une mesure annoncée et absente est pire que rien.
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, la loi oblige Jade à aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées, et à tenir un registre des incidents.
Vos droits
Pour les renseignements que Jade détient sur vous, vous pouvez :
- Y accéder : savoir ce qui est détenu et en obtenir une copie
- Les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques
- Retirer votre consentement et demander qu'ils cessent d'être utilisés
- En demander la portabilité : les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé
- Demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d'un renseignement qui vous concerne
La demande se fait par écrit à la personne responsable, et la loi prévoit une réponse dans les 30 jours.
Porter plainte
Si la réponse de Jade ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui est l'autorité de surveillance en cette matière au Québec.
Nous joindre
Pour toute question sur cette politique ou pour exercer un de vos droits :
- info@creationsjade.com
- 1 888 822-1833
- Créations Jade, 5547, route 112, Ascot Corner (Québec) J0B 1A0
Adresse de destination des demandes
Est-ce que les demandes d'accès doivent aller à l'adresse générale ou à une adresse dédiée à la personne responsable ?